Privacyverklaring
Versie januari 2024
De Vereniging Directeuren Publieksdiensten (VDP) zorgt voor een juist beheer van de persoonsgegevens van leden en andere betrokkenen. Ook houden we gegevens bij over het gebruik van de website: de bezoekersgegevens. Tot slot leggen we bijeenkomsten vast met foto- en/of videografie. Hieronder lees je hoe we dat doen.
Wie bij de VDP is verantwoordelijk voor en het aanspreekpunt voor privacy
De VDP verwerkt persoonsgegevens voor en in opdracht van haar leden. Onder andere voor activiteiten waar ook niet-leden aan kunnen meedoen, verwerken wij ook gegevens van andere betrokkenen.
De VDP volgt de bepalingen voor privacy van de AVG. Het privacybeleid van de VDP is de verantwoordelijkheid van het bestuur. Het aanspreekpunt voor privacy is de directeur van de VDP.
Welke persoonsgegevens gebruikt de VDP en waarvoor
- Wij gebruiken persoonsgegevens van onze leden om een ledenadministratie bij te houden en contributie te kunnen innen.
- Voor de organisatie van fysieke bijeenkomsten houden we van leden en andere deelnemers extra gegevens bij om de catering en eventuele overnachting te kunnen regelen. Dit beperken we tot wat minimaal nodig is.
- Wij gebruiken persoonsgegevens van onze leden en andere geïnteresseerden om hen te informeren over activiteiten en andere belangrijke informatie van de vereniging. Dit doen we met een nieuwsbrief en gerichte e-mails.
Wat we doen met je persoonsgegevens
We geven je persoonlijke gegevens niet aan derden door, tenzij we hiertoe wettelijk verplicht zijn of dit nodig is voor ledenadministratie of de organisatie van bijeenkomsten en andere activiteiten. Als je je opgeeft voor de nieuwsbrief voor geïnteresseerden, dan gebruiken we je e-mailadres alleen daarvoor.
Met (externe) verwerkers sluiten we overeenkomsten af. De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. Je kunt altijd verzoeken om inzage in je gegevens. Ook heb je recht op dataportabiliteit, vergetelheid en correctie.
Wat we doen met bezoekersgegevens
De VDP gebruikt cookies om het gebruik van onze website bij te houden. De technische cookies zorgen ervoor dat website goed werkt en rekening houdt met voorkeuren van de websitebezoeker. Daarnaast plaatsen we cookies die ons laten zien hoe vaak bezoekers bepaalde inhoud bekijken. Dit geeft ons inzicht in het gebruik van de website en waar we zaken kunnen verbeteren. Deze bezoekersgegevens koppelen we niet aan persoonlijk gedrag op de website en gebruiken we alleen op geaggregeerd niveau.
Hoe we omgaan met foto- en/of video-opnames van bijeenkomsten
Tijdens fysieke bijeenkomsten kunnen er foto’s en video-opnamen worden gemaakt. Wij gaan selectief en integer om met het gebruik van foto’s en video’s in publicaties en andere communicatie-uitingen. Deze kunnen gebruikt worden voor promotionele doeleinden. Als een bezoeker of deelnemer niet vastgelegd wil worden, laat hij, zij of hen dit vooraf weten aan de fotograaf of een medewerker van het VDP-bureau.
Online bijeenkomsten kunnen worden opgenomen. We vertellen dit altijd van tevoren en adviseren deelnemers hun camera en microfoon niet te gebruiken als zij niet vastgelegd willen worden. De opnames van bijeenkomsten worden gedeeld via onze communicatiekanalen voor de uitwisseling van kennis.
Hoe we onze gegevens beveiligen
De VDP neemt passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de risico’s, zodat ongewenste handelingen met persoons- en bezoekersgegevens worden tegengegaan.
Wil je je gegevens inzien of veranderen?
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te verbeteren, te laten verwijderen of de verwerking te beperken. Neem hiervoor contact op met de VDP. We vragen dat je kunt aantonen dat de gegevens waar je verzoek over gaat, van jou zijn of onder jouw verantwoordelijkheid vallen.
Waar je een datalek meldt en andere vragen over privacy en de VDP stelt
Als je vermoedt dat er mogelijk datalek is van gegevens die onder beheer van de VDP worden verwerkt, neem dan zo snel mogelijk contact op met de directeur van de VDP door een e-mail te sturen naar vdp@publieksdiensten.nl. Via dit e-mailadres kun je ook alle andere vragen stellen over privacy en het gebruik van persoons- en bezoekersgegevens door de VDP.