Terug

Gemeente Zwolle vraagt inwoners: begrijp je onze teksten?

Het Versimpelteam van de gemeente Zwolle legt brieven en andere teksten voor aan het lezerspanel, dat bestaat uit 100 inwoners. Met verbetersuggesties van dit panel gaat het team weer aan de slag. Zo worden de teksten van de gemeente Zwolle steeds duidelijker en begrijpelijker. Gerda van de Bunt is lid van het Versimpelteam en vertelt vol enthousiasme over deze GemeenteDelers-casus.

Gerda van de Bunt: “Onze werkwijze is heel eenvoudig. Namelijk: vraag het je inwoners. Want zo kom je erachter of zij je brieven en andere teksten duidelijk vinden. We willen dat ze onze boodschap begrijpen, dat ze weten wat ze kunnen of moeten doen en dat ze kunnen meedoen. Dat kan alleen als je elkaar begrijpt.

Het Versimpelteam herschrijft zelf een brief of tekst, laat die beoordelen door het lezerspanel, inventariseert de verbetersuggesties, past de brief of tekst vervolgens aan en neemt dan de verbeterde versie in gebruik. Te simpel voor woorden dus. En voor elke gemeente bruikbaar.”

Wat was je grootste ontdekking?

Gerda: “We hadden niet verwacht dat zoveel inwoners zich zouden aanmelden voor ons panel. Zo’n 100, in een heel korte tijd! De samenstelling is erg divers. In ons panel zitten bijvoorbeeld juristen, HR-medewerkers, docenten, uitkeringsgerechtigden, schoonmakers en medewerkers uit de zorg, horeca en administratie.”

Wat zeggen mensen erover?

Gerda: “Panelleden vinden het leuk om onze teksten te beoordelen. Opmerkingen hierover zien we terug in de vragenlijsten, zoals: ‘Leuk dat ik in dit panel mag!’ en ‘Kom maar op met de brieven hoor. Ik vind het leuk om te doen.’

Naast de vele verbeterpunten krijgen we vanuit het panel ook complimenten op de teksten. Zoals: ‘Klip en klaar. Duidelijk genoeg. En vooral mooi is korte zinnen’ en ‘Mooi dat er icoontjes voor de alinea’s staan’ of ‘U bent al erg op de goede weg. Super dat u feedback vraagt.’

Via panelleden hebben we teksten ook laten beoordelen door een klas mbo-studenten en door taalmaatjes.”

Waaraan merk je dat het werkt?

Gerda: “Het aantal panelleden dat de vragenlijst invult en terugstuurt, is hoog. In de eerste ronde verstuurden we 97 papieren vragenlijsten en kregen we er 76 terug. In de tweede ronde reageerden 63 panelleden.

Panelleden kijken kritisch naar onze brieven en teksten en daar zijn we erg blij mee. Want zo worden onze brieven en teksten steeds duidelijker. Ze worden korter, eenvoudiger, persoonlijker, minder dwingend en vriendelijker van toon. We letten beter op woordkeuze en het vermelden van onze contactgegevens. Die verbeterpunten voeren we ook in andere brieven en teksten door. Van inwoners krijgen we daarover complimenten.”

Hoe kunnen andere gemeenten hiermee aan de slag?

Gerda: “We hebben een handleiding gemaakt, zodat andere gemeenten zelf een lezerspanel kunnen opzetten. In de handleiding staat onze werkwijze uitgelegd. Met daarbij onze berichten voor het werven van panelleden, de begeleidende brief die we toesturen, de vragenlijst, een sjabloon voor het inventariseren van reacties en een overzicht met veelgestelde vragen.

Overigens werken we momenteel aan een nieuwe versie van de handleiding. Want binnenkort starten we met een digitale vragenlijst, zodat we sneller en vaker teksten kunnen voorleggen. Die vragenlijst hebben we gemaakt in samenwerking met de gemeenten Steenwijkerland en Westerkwartier, die inmiddels ook een lezerspanel zijn gestart.”

Wat is je toekomstdroom (rondom de casus)?

Gerda: “Een landelijke ‘brievenbank’ met allerlei vereenvoudigde standaardbrieven en teksten waar alle gemeenten gebruik van kunnen maken. Zodat niet 344 gemeenten elk apart een brief over bijvoorbeeld een paspoortaanvraag hoeven te vereenvoudigen. De VNG is het project Duidelijke Overheidscommunicatie gestart. Zwolle doet daaraan mee. Samen met verschillende gemeenten vereenvoudigen we zo’n 50 veelgebruikte teksten. Een mooi begin dus!”

Kunnen jullie demonstreren hoe het werkt?

Gerda: “Jazeker. Gebruiker Centraal organiseert dit najaar de Direct Duidelijk Week. Het Versimpelteam organiseert dan een sessie over het testen van teksten. Iedereen kan die sessie volgen. Meer informatie volgt op de website van Gebruiker Centraal.”

Meer weten

Voor vragen over de casus ‘Duidelijkere teksten door lezerspanel Versimpelteam’ kun je contact opnemen met het Versimpelteam via e-mail versimpelen@zwolle.nl.

Bekijk ook: