Op de hoogte blijven van onze laatste nieuwsitems en ontwikkelingen? Volg onze LinkedIn pagina
Twee tot drie keer per jaar heeft de gemeente Enschede een zogenoemd Rode draadberaad. Dan komt de burgemeester of de concerndirectie samen met de vier onafhankelijke adviseurs van de gemeente. In een open dialoog bespreken ze wat minder goed gaat in het contact met inwoners en hoe dat verbeterd kan worden. Alfons de Vries is de voorzitter en Malu Hertzdahl de secretaris van dit overleg.
Alfons de Vries (links) en Malu Hertzdahl
Alfons is clustermanager concernstaf bij de gemeente Enschede en is vanaf het begin betrokken: “Zo’n vijf jaar geleden had ik een gesprek met de toenmalige burgemeester over wat de onafhankelijke adviseurs in hun werk zien. Die adviseurs, dat zijn: de voorzitter van de lokale rekenkamer, de voorzitter van de bezwaarcommissie en de klachtencommissaris. Later is ook de Functionaris Gegevensbescherming (FG) toegevoegd aan het rode draadberaad.”
Zo ontstond het rode draadberaad, waarvan strategisch adviseur strategie en control Malu Hertzdahl de secretaris is: “De burgemeester wilde ‘goed bestuur’ in Enschede meer invulling geven.” Zijn bevoegdheid op dit punt staat in artikel 170 van de Gemeentewet: een goede behandeling van klachten en bezwaarschriften en het bevorderen van bestuurlijke integriteit zijn bevoegdheid. Malu: “Met het rode draadberaad maken we deze focus op ‘goed bestuur’ levendig en concreet.”
De vier onafhankelijke adviseurs schrijven allemaal een jaarverslag dat in de gemeenteraad besproken wordt. Het rode draadberaad is een informele aanvulling hierop, die volgens Malu erg waardevol is. “De onafhankelijke adviseurs hebben veel contact met inwoners. In het rode draadberaad delen zij met de burgemeester en de concerndirectie wat zij zien en ervaren. De adviseurs herkennen de ervaringen onderling en vullen elkaar aan. Zo houden zij de gemeente een spiegel voor waar wij van kunnen leren.”
Ook al hebben de onafhankelijke adviseurs elk hun eigen aandachtsgebied, de signalen die zij delen vormen vaak een rode draad voor de hele organisatie. Alfons: “Wat het rode draadberaad ons dan laat zien, zijn mogelijkheden om houding en gedrag van de ambtelijke organisatie te verbeteren. Of het verbeteren van interne processen.”
Bijzonder aan Enschede is dat deze gemeente een onafhankelijke klachtencommissaris heeft. Alfons: “De gemeenteraad wilde dat de gemeente de klachtenbehandeling effectiever ging oppakken. Daarom kregen wij een klachtencommissaris met de bevoegdheid om gevraagd en ongevraagd te adviseren over klachtenbehandeling.”
Deze functie heeft ook te maken met de opkomst van ‘ombudspolitiek’ in de gemeente. Met meer gemeentelijke taken en kleinere fracties richten raadsleden zich vaker op sociale vraagstukken en op specifieke casussen. Malu: “Voor de inwoners is het fijn dat we een onafhankelijke klachtencommissaris hebben, maar het leidt soms ook tot politieke spanning. De afhandeling van klachten is zichtbaarder geworden.”
Al deze ontwikkelingen werden niet meteen met enthousiasme ontvangen. Malu: “De klachtencommissaris adviseert een paar keer per jaar over bijvoorbeeld het aanpassen van modelbrieven of werkprocessen. Dat levert best ook weerstand op, zeker in het begin.” En voor het rode draadberaad is dat net zo. Malu: “Als organisatie moeten we met elkaar leren om goed te kijken naar de adviezen, er iets mee doen en daarover rapporteren aan de gemeenteraad. Het rode draadberaad is soms ongemakkelijk, maar wel belangrijk voor meer wederzijds begrip. Stap voor stap komen we van de weerstand in de leerstand.”
Een van de rode draden die recent duidelijk is geworden: bepaalde kennis verdwijnt uit de gemeentelijke organisatie. Alfons: “We hebben veel nieuwe medewerkers, sommigen ook van buiten de gemeentelijke werkomgeving. We merken dat er minder basiskennis is over rechtsbeginselen en behoorlijk bestuur.” Daarom is Enschede nu bezig met een nieuw introductieprogramma dat hieraan aandacht besteedt. En met herhaalcursussen om deze belangrijke kennis bij te houden. Alfons: “Daarmee dragen we bij aan goed bestuur met aandacht voor de menselijke maat.”
De huidige burgemeester heeft het rode draadberaad voortgezet. En er wordt nagedacht over uitbreiding met bijvoorbeeld een stichting die de gemeente kritisch volgt, maatschappelijke partners of het burgerpanel. Alfons: “Ik ben trots op de continuïteit van het rode draadberaad. Ook al is het informeel, het draagt veel bij aan andere ontwikkelingen in onze gemeente.” Malu vult aan: “Enschede heeft goed bestuur en transparantie hoog op de agenda staan. Het rode draadberaad is daar een teken van en draagt bij aan een lerende cultuur.”
Wil je in jouw gemeente ook een rode draadberaad opzetten? Of wil je meer weten over de klachtencommissaris? Dan kun je contact opnemen met Alfons de Vries via a.d.vries@enschede.nl en Malu Hertzdahl via m.hertzdahl@enschede.nl.
Het rode draadberaad is een inzending voor GemeenteDelers 2023. Bekijk ook: