Waarom de VDP het ledendeel gaat vernieuwen

In de komende maanden verhuizen alle documenten en andere informatie uit het ledendeel van de website naar Teams. Hiervoor starten we een nieuwe Teams-omgeving voor alle leden. Het besloten ledendeel van de website gaat verdwijnen. In dit artikel vertellen we waarom we dat doen, hoe we dit aanpakken en wat leden kunnen bijdragen tijdens deze verandering.

Inspireren en kennisdelen over passende gemeentelijke dienstverlening is een belangrijk communicatiedoel van onze vereniging. Dit doen we onder andere via de interviews die we op deze website publiceren en de verhalen die we op onze LinkedIn-pagina delen. En ook via documenten die leden onderling delen.

Kennis delen via documenten van, voor en door leden

Leden gebruiken elkaars documenten graag om problemen in de eigen gemeente op te lossen. Want waarom zou je als gemeente X het wiel opnieuw gaan uitvinden, terwijl gemeente Y een werkende oplossing heeft. De statistieken en de gesprekken in onze WhatsAppgroep voor leden laten zien dat het uitwisselen van documenten hierbij het beste werkt.

Doordat dit nu via de website verloopt, zit daar altijd de redacteur van de website tussen. Leden kunnen niet zelf documenten uploaden en delen. Bovendien moeten leden een account op onze website hebben, naast alle andere accounts die ze al gebruiken voor hun werk.

Iedereen heeft al Teams

Omdat onze leden in hun werk Teams gebruiken, verhuizen we ons ledendeel ook naar Teams. Hierdoor kunnen leden inloggen met een account dat zij al hebben. Als lid kun je vervolgens zelf documenten delen, maar ook andere functies in Teams benutten.

De vereniging faciliteert dit door het maken, inrichten en beheren van deze nieuwe Teams-omgeving. Met het netwerk ‘Ontwikkelen nieuw gemeentehuis’ en de organisatie van bijeenkomsten hebben we hiervoor al ervaring opgedaan.

Het nieuwe ledendeel in Teams

Inmiddels zijn we begonnen met de inventarisatie van alle documenten in het ledendeel. Hierna maken we een inrichtingsplan: wat wordt de structuur van het ledendeel en hoe noemen we de verschillende onderdelen. Dit is het eerste onderdeel waarbij we leden willen betrekken. Daarna begint het inrichten, wat we ook tussentijds met elkaar testen.

In het hele proces gaat het niet alleen om hoe het technisch werkt, maar ook wat we kunnen doen om samenwerken en kennisdelen makkelijker te maken en te stimuleren. Denk bijvoorbeeld aan het samenspel tussen vragen in de WhatsAppgroep voor leden en het delen van documenten, kennis en ervaring in het ledendeel. Ook digitale toegankelijkheid van het vernieuwde ledendeel is belangrijk.

Ontwikkelen met onze leden

De uitvoering van dit project ligt bij communicatieadviseur Karin Tempelaar. Verder zijn directeur Wim Blok en bestuursleden Otto Paans en Hermannus Stegeman betrokken bij de vernieuwing van het ledendeel.

We zoeken nog leden die willen meewerken aan het vernieuwde ledendeel. Hiervoor vragen we van leden dat:

• ze het belangrijk vinden om goede ideeën en beschikbare kennis snel en makkelijk te delen binnen onze vereniging.
• ze ervaring hebben met informatie delen via Teams of daar graag meer van willen weten (wat je ook kan helpen bij digitaal samenwerken binnen je organisatie)
• ze 15 minuten tot een uur per maand kunnen vrijmaken hiervoor

Wil je hieraan meewerken? Stuur dan een e-mail naar Karin Tempelaar via communicatie@publieksdiensten.nl.