Delen

Op de hoogte blijven van onze laatste nieuwsitems en ontwikkelingen? Volg onze LinkedIn pagina

Volg VDP op LinkedIn
03 mei 2021

Samenwerken onder de Omgevingswet: meer regie nodig

Gaan we de deadline halen?

Auteurs: werkgroep Omgevingswet VDP

Zijn we op tijd klaar met samenwerken als één overheid?

Belangrijke gebiedsontwikkelingen, waaronder de woningbouw, mogen geen hinder ondervinden bij de invoering van de Omgevingswet, zo schreef minister Ollongren in haar Kamerbrief op 23 april. Voorwaarde daarvoor is uiteraard een werkend digitaal en juridisch stelsel, maar de minister gaf ook aan dat alle nodige organisatieprocessen en samenwerkingsafspraken moeten zijn ingericht en vastgelegd. Over dat onderwerp gaat dit artikel. Zijn de regio’s in staat om op 1 januari 2022 de complexe omgevingsvergunningen af te handelen conform de Omgevingswet? We houden onze ervaringen in het land aan tegen een adviesrapport met aanbevelingen hoe nieuwe wetgeving uitvoerbaar gemaakt kan worden.

Uit onze analyse blijkt dat de regio’s een heel eind op weg zijn, dat er hard gewerkt wordt, en dat er meer aandacht moet zijn voor dienstverlening, organisatieprocessen en samenwerkingsafspraken. De regio’s zijn namelijk pas klaar als elke regio een werkend loket heeft ingericht bij gemeenten over de samenwerkende organisaties heen. Voor een succesvolle samenwerking werkt elke regio met één organiseermodel met dezelfde principes en werkwijze. In elke regio zou ook een ketenregisseur aangesteld moeten zijn die verantwoordelijk is voor de hele keten. En elke regio moet voldoende verandercapaciteit beschikbaar hebben en afspraken vastgelegd over mandaat en beschikbaarheid. In elke regio is dus nog actie nodig en landelijke regie hierop gaat helpen.

Omgevingswet veelbelovend

Vanaf 1 januari 2022 kan een initiatiefnemer een stuk sneller een besluit verwachten op een complexe omgevingsvergunningaanvraag. Dat duurt straks meestal nog maar acht weken in plaats van een half jaar. Wat ook beter wordt, is dat de gemeente het aanspreekpunt zal zijn bij een aanvraag waar meerdere overheden over adviseren. De gemeente wordt namelijk verantwoordelijk voor de afhandeling in de keten en zorgt dat een initiatief integraal wordt bekeken op alle aspecten van de fysieke leefomgeving. Een initiatiefnemer hoeft dus niet meer zelf contact op te nemen met de diverse overheidsorganisaties. Tot slot verandert de houding van de overheid van 'nee, tenzij' naar 'ja, mits'. Dat betekent dat de overheid meer gaat adviseren en denken in mogelijkheden.

Nieuwe werkwijze in de regio

Deze veelbelovende vernieuwingen vragen om een nieuwe werkwijze en nieuwe samenwerking tussen ketenpartners en gemeenten. Vanuit het programma ‘Aan de slag met de Omgevingswet’ is in 2018 als nieuwe werkwijze de Omgevingstafel ontwikkeld in de praktijk. In de afgelopen twee jaar is met ondersteuning vanuit de VNG en het programma ‘Aan de Slag met de Omgevingswet’ veel geoefend. Bij 70 procent van de 29 regio’s is door gemeenten en ketenpartners zoals Waterschappen, Omgevingsdiensten, Provincies, Veiligheidsregio’s, GGD’s en RWS geoefend met circa 100 echte casussen aan de Intaketafel en Omgevingstafel, samen met initiatiefnemers en belanghebbenden. Diverse gemeenten zijn gestart met implementeren en in de regio’s wordt samenwerkingsafspraken besproken. Het gaat dan om vragen als: hanteren we een gelijke werkwijze in de regio; beschrijven we afspraken tot in detail of volstaan we met elkaar kennen en weten te vinden; hebben ketenpartners voldoende capaciteit om aan alle tafels aan te schuiven.

Eerste positieve resultaten

Door deze brede ervaringen in de praktijk met het afhandelen van complexe initiatieven is er al veel zicht op de effecten. Die zijn positief[1]. Initiatiefnemers en belanghebbenden zijn enthousiast want zij willen graag in gesprek met de overheid. Initiatiefnemers zijn ook zeer geholpen met alle adviseurs in één keer aan tafel in plaats van dat ze zelf langs de diverse loketten moeten. Belanghebbenden ervaren de overheid als partner bij het zoeken naar het beste ontwerp waarin hun belangen beter zijn meegenomen. De adviseurs van de overheid zien, zodra ze aan de Omgevingstafel hebben gezeten, de voordelen van integrale afhandeling, van vroegtijdig aan tafel zitten, en ze ervaren ook tijdwinst.

Aandacht nu richten op een aantal onmisbare acties 

Onze vraag is of de regio’s straks klaar zijn om te gaan werken als één overheid? Het rapport “Werk aan Uitvoering. Fase 2 Handelingsperspectieven” [2] adviseert uitvoeringsorganisaties hoe zij nieuwe wetgeving uitvoerbaar kunnen maken. Om problemen te voorkomen in de invoering namelijk “continuïteitsrisico’s, onvoldoende verandercapaciteit en onvoldoende wendbaarheid voor het invoeren van nieuw beleid en het ontbreken van de mogelijkheden tot het leveren van maatwerk in de dienstverlening aan burgers en bedrijven.” Het rapport biedt zes handelingsperspectieven die in de afbeelding staan.

We hebben een aantal relevante perspectieven en bijbehorende aanbevelingen aangehouden tegen de huidige stand van zaken in de regio’s. Dit leverde conclusies en mogelijke acties op die benoemd staan in de onderstaande tabel. 

Kortweg komt het neer op:

  1. Verhoog de kwaliteit van dienstverlening en richt een werkend loket in bij gemeenten over de samenwerkende organisaties heen.
  2. Werk met één organiseermodel voor complexe initiatieven. Voorkom dat elke uitvoeringsorganisatie haar eigen dienstverlening verkokerd ontwikkelt, maar committeer overheidsbreed de uitvoerders aan dezelfde principes en werkwijze.
  3. Richt een betrouwbare, goed werkende generieke digitale infrastructuur in waar alle partijen gebruik van maken.
  4. Richt ketensamenwerking in met ketenregie en een ketenregisseur die als proceseigenaar verantwoordelijk is voor de keten. Zo wordt de besturing voor langere periode geborgd.
  5. Zorg dat er voldoende verandercapaciteit beschikbaar is, dat er afspraken zijn over mandaat en beschikbaarheid, dat organisaties de tijd nemen om elkaar te leren kennen, en dat de regionale werkprocessen zijn ingericht.

Risico’s 

In alle regio’s wordt met de beste bedoelingen hard gewerkt om de samenwerking in te richten. Elke regio kan deze aanbevelingen oppakken om te toetsen welke extra acties er nodig zijn. Zo kan immers worden voorkomen dat er spanning ontstaat op de gewenste interbestuurlijke samenwerking tussen de ketenpartners. Haperende samenwerking kan mogelijk tot gevolg hebben dat (wettelijke) termijnen niet worden gehaald en de dienstverlening wordt beperkt. Initiatieven worden mogelijk ten onrechte afgewezen omdat onder tijdsdruk geen adequate reactie mogelijk is. De overheid loopt dan mogelijk risico op imagoschade en juridische schadeclaims. Actieve sturing, ondersteuning en monitoring vanuit het programma ‘Aan de Slag met de Omgevingswet’ en vanuit de Koepels is uiteraard ook wenselijk.

Uitkomsten botsproef


Verbeteren dienstverlening

Aanbevelingen uit rapport

Waarneming

Actie

Begrijpelijke taal, eenvoudige(re) procedures en waar nodig dienstverlening op maat. Burgers verwachten een deskundige, eerlijke en begripvolle overheid, die open met hen communiceert, helder aangeeft wat verwacht mag worden en die in staat is om snel antwoorden te geven. En voldoende probleemoplossend vermogen van het eerstelijns contact tussen burgers en overheid; in één keer goed. Daarbij horen een proactieve houding en communicatie vanuit de overheid en continue verbetering door het inbouwen van feedback uit de dienstverlening.

De doelstellingen van de Omgevingswet sluiten hierop aan. In de dienstverlening bij afhandeling van complexe initiatieven is gekozen voor een maatwerkoplossing waar initiatiefnemers aan de Omgevingstafel in één keer van de adviseurs input en advies ontvangen en in dialoog kunnen gaan. Er wordt meegedacht en geprobeerd vanuit “Ja, mits” mee te denken.

Monitoring is onderdeel van de Omgevingstafels: er is continue feedback op de inhoud en op het proces door initiatiefnemers en belanghebbenden

Actie: elke regio checkt of de dienstverlening op 1 januari 2022 zo is ingericht

Actie: check door ADS en de koepels of alle regio’s de dienstverlening op deze wijze ingericht hebben op 1 januari 2022

In de dienstverlening is er op lokaal niveau altijd een loketfunctie voor inwoners en ondernemers voor contact over de grenzen van organisaties heen, georganiseerd door gemeenten.

Conform de doelen van de Omgevingswet is de gemeente inderdaad het startpunt van de afhandeling van complexe initiatieven. Via Intaketafel en Omgevingstafel is de integrale afweging ingericht. Het VNG/ADS-advies aan de regio’s is om dit in te richten

Actie: elke regio checkt of dit loket op 1 januari 2022 zo is ingericht

Actie: check door ADS en de koepels of alle regio’s dit loket ook daadwerkelijk ingericht hebben op 1 januari 2022

Één organiseermodel voor complexe initiatieven. Voorkom dat elke uitvoeringsorganisatie haar eigen dienstverlening verkokerd ontwikkelt, maar committeer overheidsbreed de uitvoerders aan dezelfde principes en werkwijze. Vorm een maatwerkteam vanuit de gemeente met vertegenwoordigers van andere uitvoeringsorganisaties en één casemanager.

Vanuit Den Haag wordt nu meer vrijblijvend geadviseerd over organisatie van de dienstverlening en de wijze van regionale samenwerking bij afhandelen van complexe initiatieven. Meer garantie op succes in de uitvoering geeft dus het werken met één organiseermodel. De werkwijze met Intaketafels en Omgevingstafel is beproefd en kan als model dienen

Actie: elke regio checkt of er één organiseermodel op 1 januari 2022 zo is ingericht

Actie: stuur vanuit ADS, de koepels op een uniform organiseermodel en een gelijke werkwijze in de regio’s.



Versnellen digitale agenda 

Aanbeveling uit rapport

Waarneming

Actie

Er is een transformatie nodig naar een organisatie-overstijgend multifunctioneel gegevenslandschap.

Dat is wat het DSO gaat bieden.

-

Richt een betrouwbare, goed werkende generieke digitale infrastructuur in waar alle partijen gebruik van maken. Met overeenstemming over ketendoel-architectuurprincipes en een ketendoelarchitectuur die richting geeft aan de informatiehuishouding van de keten. Richt ketenprocessen in en zorg voor overeenstemming over het beheer van keten-voorzieningen en van data.

Ingericht in het DSO als Samenwerkingsvoorzieningen. De integratie met de VTH-systemen wordt nu ingericht. Het verspreiden van stukken gaat nu vooral nog via e-mail.

De meeste regio’s spreken met elkaar over ketenprocessen en checken de werkende ketens

Actie: elke regio checkt of samenwerken met het DSO als ondersteuning bij alle partijen op 1 januari 2022 is ingericht

Actie: check door ADS en de koepels of alle regio’s dit ook daadwerkelijk ingericht hebben op 1 januari 2022



Opruimen en vernieuwen wet- en regelgeving

Aanbeveling uit rapport

Waarneming

Actie

Reductie van hoeveelheid, complexiteit en gedetailleerdheid van wet- en regelgeving is noodzakelijk. Dat is nodig voor de continuïteit en wendbaarheid van uitvoeringsorganisaties en vooral om burgers beter te kunnen bedienen

Dat is exact wat de Omgevingswet is en beoogd.

-



Vergroten samenwerking en sturing

Aanbeveling uit rapport

Waarneming

Actie

Om samenwerking tussen ketenpartners goed in te richten: neem ruim de tijd voor elkaar, om elkaar beter te leren kennen, elkaars belangen en werkwijzen te snappen en verschil van inzichten te delen.

In de regio’s is men hier druk mee bezig.

-

Meer volwassenheid in de ketensamenwerking. Er moet sprake zijn van een duidelijke ketenopgave/ketendoel, waarbij de deelnemers van elkaar afhankelijk zijn en zich aan de gezamenlijke opgave verbinden.

Voor de overheidsorganisaties in de regio is het nu onvoldoende bekend of ze zich verbinden aan de gemeenschappelijke ketenopgave, namelijk integrale afhandeling van complexe aanvragen

Actie: meer bestuurlijke aandacht, afspraken en convenanten

Er zijn besturingstafels op strategisch (richtinggevend), tactisch (inrichtend en sturend) en operationeel niveau (realiseren).

Vaak is het een ketenpartner of een RIO die het voortouw neem bij het maken van keten afspraken en/of het organiseren van een regionale Omgevingstafel. De besturing is echter nog niet in de lijnorganisaties geborgd.

Actie: elke regio checkt of de besturing op 1 januari 2022 zo is ingericht

Actie: check door ADS en de koepels of alle regio’s dit ook daadwerkelijk gedaan hebben op 1 januari 2022

Er is een gezamenlijk meerjarenplan met afspraken over ieders budgettaire bijdrage en er is een gezamenlijke verantwoording, zodat gezamenlijke ketenresultaten op alle partners samen afstralen.

Hier is nog nergens over gesproken

Actie: elke regio gaat hiermee aan de slag.

Actie: ADS en de koepels zorgen dat dit in gang wordt gezet.

Zorg voor een onafhankelijke ketenregisseur, die het ketenbelang kan agenderen en een ondersteunend ketenbureau, dat het ketenbestuur ondersteunt.

Het werken met één eindverantwoordelijke die als proceseigenaar of ketenregisseur werkt, wordt nu niet toegepast

Actie: elke regio wijst een ketenregisseur als proceseigenaar aan ruim voor 1 januari 2022

Actie: ADS en de koepels zorgen dat dit in gang wordt gezet.


Vergroten statuur en aantrekkelijkheid uitvoering

Aanbeveling uit rapport

Waarneming

Actie

Er komt veel op de uitvoering af, terwijl er weinig verandercapaciteit is om aan de vele eisen te voldoen. Er moet ruimte en mandaat zijn voor mensen in de uitvoering zodat ze meer mogelijkheden krijgen voor maatwerk. Investeer in een personeelsbestand dat kwantitatief en kwalitatief op orde is. Investeer in domeinkennis en vakmanschap.

Onderzoek naar de effecten van de Omgevingstafels wijst uit dat er minimale toename is van capaciteit; het gaat vooral om verschuiving van werk. Wel is er verandercapaciteit nodig. Ook zijn afspraken nodig over mandaat en beschikbaarheid van adviseurs. De diverse overheidsorganisaties zijn nu actief met opleiding van medewerkers.

Actie: elke regio checkt of er voldoende verandercapaciteit beschikbaar is bij elke gemeente en ketenpartner. En er er afspraken zijn over mandaat en beschikbaarheid.

Actie: onderzoek door ADS en de koepels in elke regio of er voldoende verandercapaciteit is. Check of er afspraken worden gemaakt over mandaat en beschikbaarheid.



















Je kunt dit artikel integraal downloaden: Samenwerken onder de Omgevingswet- meer regie nodig.pdf


[1] Zie voor een beschrijving van de effecten: https://vng.nl/publicaties/de-structurele-effecten-van-de-omgevingstafel

[2] https://www.rijksoverheid.nl/binaries/rijksoverheid/documenten/rapporten/2020/07/03/werk-aan-uitvoering-fase-2-handelingsperspectieven-en-samenvatting-analyse/eindrapport-abd-tc-werk-aan-uitvoering-fase-ii-v10.pdf