Delen

Op de hoogte blijven van onze laatste nieuwsitems en ontwikkelingen? Volg onze LinkedIn pagina

Volg VDP op LinkedIn
02 november 2021

Rolvastheid in crisisorganisatie - Interview Marjon van der Maat - bestuurslid VDP

Marjon van der Maat
Marjon van der Maat

Het is overal in het nieuws; het aanmeldcentrum voor vluchtelingen in Ter Apel wordt overspoeld met vluchtelingen en kan de toestroom niet aan. De regering doet een oproep aan de twaalf provincies om met spoed opvanglocaties ter beschikking te stellen. Noord-Brabant biedt een leeg vakantiepark in Oisterwijk aan om te dienen als tijdelijke huisvesting voor gezinnen. Sinds maandag 25 oktober wonen hier zo’n 80 vluchtelingen met twaalf nationaliteiten.

Bijspringen

We spreken met ons bestuurslid Marjon van der Maat – afdelingshoofd Dienstverlening van de gemeente Tilburg die de rol van Hoofd Taakorganisatie Publieke Zorg (HTO) in de crisisorganisatie op zich nam. “Bij een dergelijke crisis doet een kleinere gemeente zoals Oisterwijk beroep op andere gemeenten om bij te springen, omdat ze zelf te weinig mankracht hebben om zo’n crisis langdurig goed het hoofd te bieden. Binnen de regio Hart van Brabant werken we samen om elkaar te ondersteunen waar dat nodig is. Als HTO Publieke zorg ben je in de crisis verantwoordelijk om de opvang en alles wat daarbij komt kijken te regelen.”

Je vliegt in, stelt je voor en gaat aan de slag. Iedereen weet exact waarvoor hij of zij aan de lat staat.

Naast de voorzitter van het team en de HTO zijn er in de crisisorganisatie verschillende rollen zoals Communicatie, Facilitaire ondersteuning en Omgevingszorg. “Er is in zo’n geval direct een heel groot gevoel van saamhorigheid om de klus op een goede manier te klaren. Je vliegt in, stelt je voor en gaat aan de slag. Iedereen weet exact waarvoor hij of zij aan de lat staat.”

Leegstaande vakantiehuisjes

Marjon blikt tevreden terug op de voorgaande week. In een hele korte tijd is er heel veel werk verzet. “We hoorden zondag dat de vluchtelingen zouden komen. Dat was het startsein voor de organisatie.” De vluchtelingen zijn gehuisvest in leegstaande vakantiehuisjes die gewoon zijn ingericht. “Daarmee was het voor ons relatief eenvoudig om de opvangplek in gereedheid te brengen. In principe is alles al aanwezig. Wij moesten vooral zorgen dat de gezinnen er ook echt kunnen wonen.” De twee bussen met de gezinnen kwamen die maandagavond 25 oktober het terrein op rijden.

Alleen een plastic tas met daarin een onderbroek.

Tal van zaken nodig

Om een opvanglocatie goed te kunnen starten zijn er tal van zaken nodig. Van lakens op de bedden, toiletspullen, maaltijden en kleding tot EHBO’ers en beveiligers. “Sommige vluchtelingen komen aan met koffers met eigen spullen, maar er zijn er ook die alleen een plastic tas bij zich hebben met daarin een onderbroek.”

Echt welkom voelen

Voor de eerste opvang van de vluchtelingen was een speciale ‘opvangploeg’ verantwoordelijk. Elk gezin kreeg één iemand toegewezen voor de intake in Oisterwijk. Collega’s uit diverse gemeenten namen deze taak op zich. “De gemeente Oisterwijk wilde dat iedereen zich echt welkom zou voelen. Zij maakten een praatje en konden direct de registratie doen en in kaart brengen wat er nodig is. Hoe oud zijn de kinderen, wat hebben ze nodig en wat is de eerste behoefte? Deze persoonlijke aanpak werkte heel goed.”

De mensen komen uit een complexe situatie en juist ‘s nachts kan er dan iets opspelen.

Gebruik maken van ervaring

In zo’n crisissituatie gaat er een strak draaiboek in werking. In korte tijd moet er van alles worden geregeld. Van beddengoed, kleding, speelgoed, eten en medicijnen, maar ook beveiliging, de was en luiers voor baby’s. “Van de vorige vluchtelingecrisis hadden we nog allerlei lijsten beschikbaar. Die konden we nu zo weer gebruiken. Daardoor wisten we wat er direct bij de start al beschikbaar moest zijn en wat we dus op die zondag moesten kopen.” Praktisch betekende het dat iemand uit het team met een winkelwagentje boodschappen ging doen bij bijvoorbeeld Kruidvat om paracetamol en maandverband te kopen. “Maar dan wel met de pinpas van de gemeente Oisterwijk. Dat we die lijst hadden gaf ons direct een voorsprong ten opzichte van de vorige keer.” Ook op andere vlakken was er nog voldoende ervaring en waren zaken goed voorbereid. “Zo wisten we van de vorige crisis dat het belangrijk is dat er ’s nachts iemand aanwezig is met EHBO. De mensen komen uit een complexe situatie en juist ‘s nachts kan er dan iets opspelen. De vorige keer hadden we een bevalling in die eerste nacht. Dan is het fijn als er iemand is die de eerste opvang kan doen voordat de hulpdiensten komen.”

In een crisis heeft iedereen een duidelijke rol.

Conformeren aan rol

In een crisis heeft iedereen een duidelijke rol. Het Rode Kruis zorgt bijvoorbeeld voor de kleding. De gemeente kijkt hoe ze de kinderen snel richting het onderwijs kunnen geleiden. “Het is belangrijk dat ieder zijn rol in de crisis goed invult en deze niet ter discussie stelt. Je moet je conformeren aan de keuzes die zijn gemaakt en zorgen dat alles zo goed mogelijk volgens het protocol wordt uitgevoerd.”

Tips werken in crisisorganisatie 

1. Ben rolvast en volg de strakke communicatielijnen. Weet wat jouw rol is en waar je verantwoordelijk voor bent.

2. Weet wat erop je afkomt. Ken je draaiboek en zorg dat de basislijsten op orde zijn.

3. Besteed uit wat kan, maar houd wel het overzicht en draag als gemeente wel de verantwoordelijkheid.

4. Zorg dat de groep overzichtelijk blijft en bewaak dat ‘iedereen’ een kijkje wil komen nemen.

5. Ben flexibel en beweeg mee als de realiteit daarom vraagt.


Nobel werk

Na een paar dagen kon Marjon haar rol in de crisisorganisatie in Oisterwijk weer neerleggen en weer aan de slag in Tilburg. De opvanglocatie was in gebruik genomen en bijna alles was ingeregeld. Hoe kijkt zij terug op die hectische dagen? “Het is echt nobel werk. In korte tijd kun je veel betekenen voor mensen in nood. Dat vind ik echt heel bijzonder. Bovendien is het ook prachtig om zo’n rol te vervullen. Het is mooi om te zien dat je in korte tijd zoveel kunt bereiken als je goed samenwerkt. Je opereert op het beste van je kunnen. Ik houd van die enorme druk en hectiek om daar structuur in aan te brengen. Dat is – ondanks de situatie – bijzonder en uitdagend.”

Meer info

Meer weten? VNG heeft een speciale helpdesk asielopvang en huisvesting statushouders geopend.