Op de hoogte blijven van onze laatste nieuwsitems en ontwikkelingen? Volg onze LinkedIn pagina
De vergunning voor je nieuwe dakkapel of een brief over de status van je aanvraag. Het is fijn als dit soort brieven niet alleen inhoudelijk en juridisch klopt, maar dat een inwoner de brief ook begrijpt. In de regio IJsselland hebben ze daarom alle brieven voor de uitvoering van de Omgevingswet begrijpelijk en lezersvriendelijk gemaakt.
| Naam van de casus: Regionaal verbeteren brieven Omgevingswet (GemeenteDelers 2022 longlist)
Indieners: Jan-Evert Straalman, Tom Bouwhuis en José Hoogstraten namens de regio IJsselland Onderwerpen: Omgevingswet, Direct Duidelijk |
Voor het project ‘Regionaal verbeteren brieven Omgevingswet’ werkten 9 gemeenten, de Omgevingsdienst en de Veiligheidsregio samen om de brieven kloppend, begrijpelijk en vriendelijk te maken. Een team van mensen werkte hieraan mee. Drie van hen vertellen erover:
Waarop zijn jullie het meest trots?
Jan-Evert Straalman: “Dat we in relatief korte tijd meer dan 100 brieven hebben aangepast, ondanks dat we met veel partijen moesten samenwerken. En vooral dat het ons gelukt is de brieven zowel inhoudelijk en juridisch kloppend als begrijpelijk en lezersvriendelijk te maken.”
Wat was jullie grootste ontdekking?
Tom Bouwhuis: “We hebben veel tijd gestoken in de afstemming vooraf. Bovendien werkten we allemaal aan hetzelfde doel. Daardoor liep het proces heel soepel en waren we het vaak verrassend snel eens met elkaar.”
Wat zeggen mensen erover?
José Hoogstraten: “We hebben enkele brieven voorgelegd aan leden van stichting ABC. Dat is een vrijwilligersorganisatie van en voor laaggeletterden in heel Nederland. De vrijwilligers vonden de brieven goed te lezen en snapten wat er van hen gevraagd werd. Natuurlijk is er altijd ruimte voor verbetering en zijn de brieven altijd in ontwikkeling.”
Waaraan merk je dat het werkt?
Jan-Evert: “Collega’s uit de hele regio vinden het een belangrijk project. Daarom willen ze meedenken over het verbeteren van de brieven. Het regionaal opzetten van een project kost veel tijd en energie. Maar het geeft ook energie als je daarna merkt hoeveel werk je in een korte tijd kunt doen met relatief weinig inzet.”
Hoe kunnen andere gemeenten hiermee aan de slag?
José: “Bepaal vooraf je doel, je werkwijze en het proces. Zorg voor een gemeenschappelijke schrijfwijzer, die als basis kan dienen en een digitaal platform waarin je gezamenlijk kunt werken.”
Tom: “Verzamel een team van experts die verstand hebben van de inhoud, de juridische onderbouwing, publieke dienstverlening en communicatie.”
Wat is je toekomstdroom?
Jan-Evert: “Dat alle communicatie over de Omgevingswet begrijpelijk en lezersvriendelijk is. En inhoudelijk en juridisch juist. Niet alleen in de standaardbrieven, maar ook in individuele e-mailberichten, verordeningen en formulieren en op de website.”
José: “Bij de brieven willen we graag nog icoontjes of afbeeldingen toevoegen. Op die manier is voor de lezer nog sneller duidelijk welke acties verwacht worden of waar extra aandacht voor nodig is.”
Wat is nog meer interessant aan jullie casus?
Jan-Evert: “Ook voor de collega’s die met de nieuwe brieven gaan werken, wilden we het proces verbeteren. Zij kunnen de brieven digitaal via een vragenboom of automatisch aanmaken. Registraties die we in het systeem doen, worden bovendien automatisch verwerkt in de brieven. Bijvoorbeeld zaakomschrijving, bestemmingsplangegevens, contactgegevens behandelaar, procedure-data of leges. Dat is alleen gelukt dankzij de goede samenwerking met de functioneel beheerders en informatieadviseurs, en tussentijds veel testen.”
Deze casus is een samenwerking van 9 gemeentes (Deventer, Kampen, Olst-Wijhe, Ommen, Raalte, Staphorst, Steenwijkerland, Zwartewaterland, Zwolle), de Omgevingsdienst IJsselland en de Veiligheidsregio IJsselland.
De VNG heeft onze regio gevraagd om een online presentatie te geven en om voorbeeldbrieven te delen met andere partijen in Nederland. Andere gemeenten kunnen daarom contact opnemen met onze contactpersoon bij de VNG, Mark van Hooijdonk, via Mark.vanhooijdonk@vng.nl en 06-83239771.
Bekijk ook deze websites: