Op de hoogte blijven van onze laatste nieuwsitems en ontwikkelingen? Volg onze LinkedIn pagina
In de eerste jaargang van de GemeenteDelers zijn 64 cases ingezonden. Inmiddels zijn er nog twaalf cases in de race. Als VDP lichten we een aantal interessante en herbruikbare cases uit. Deze keer: de Bevelandse aanpak Digitale Overlijdensaangifte
In Zeeland hebben de gemeenten Borsele, Goes, Kapelle, Noord -Beveland en Reimerswaal de handen ineengeslagen en het proces van overlijdensaangifte door uitvaartondernemers digitaal – en daardoor makkelijker en goedkoper - gemaakt.
De grote afstanden in Zeeland bepaalden de wens tot digitalisering. Hoe zorg je ervoor dat uitvaartondernemers niet meer stad en land hoeven af te reizen om een melding van overlijden door te geven aan het loket van een gemeentehuis? Rutger den Toom, beleidsadviseur binnen de gemeente Goes, kan goed uitleggen hoe de Bevelandse regio de uitrol van het digitaliseringsproces heeft aangepakt en hij vertelt over de voordelen.
De implementatie van de digitale overlijdensaangifte is vlot gegaan. Tussen instructie aan uitvaartondernemers en de eerste meldingen zat een half jaar.
ICT technisch bleek de invoering niet ingewikkeld. Duidelijke communicatie richting de uitvaartbranche door middel van informatiebijeenkomsten, flyers, een website en een goede uitleg over de werking van eHerkenning, was het belangrijkste. Zo leerden alle belanghebbenden dat deze vorm van dienstverlening snel, efficiënt en betrouwbaar was.
Inmiddels komt 80 procent van de overlijdensaangiften digitaal binnen, hoeven uitvaartondernemers niet meer fysiek naar de Bevelandse gemeentehuizen te komen en kan 24/7 aangifte gedaan worden. Het scheelt tijd en geld, zowel aan de kant van de uitvaartondernemers en de families die zij vertegenwoordigen als aan de kant van de gemeenten. De burgerlijke stand balies zijn nu voor het overgrote deel gesloten waardoor medewerkers makkelijker andere taken kunnen oppakken.
‘Samen sta je sterk! Als regio is het makkelijker een verandering door te voeren dan als individuele gemeente. Door te kiezen voor een gezamenlijke invoering met vijf gemeenten, in een verzorgingsgebied van 100.000 inwoners, creëerden we schaalgrootte. Met eenduidige instructies en duidelijke communicatie naar het werkveld, was het mogelijk snel een verbeterslag te maken.’ Aldus Rutger den Toom.
Samen met de vijf gemeenten en een dertigtal uitvaartondernemers werd kennis gedeeld en goed samengewerkt. De mogelijkheid digitaal aangifte te kunnen doen van overlijden is waardevol gebleken, zeker ook nu met alle Corona maatregelen.
De nu ingevoerde oplossing is zeker toepasbaar binnen andere gemeenten. Voor meer info neem contact op met: dienstverlening.realisatie@vng.nl.